Op een kantoor wordt vaak méér gevraagd van een printer dan thuis aan de keukentafel. Rapporten, presentaties, facturen, handleidingen – het vliegt er soms in flinke stapels uit. Of je nou in een klein team werkt of binnen een grotere organisatie actief bent, het kiezen van een printer die bij je dagelijkse realiteit past is geen overbodige luxe. Een verkeerde keuze zorgt al snel voor irritatie, tijdverlies en onverwachte kosten. Met de juiste printer draai je moeiteloos door, ook als het tempo oploopt.
Let goed op hoeveel je print – en hoe snel dat moet
Een van de eerste dingen die handig zijn om in kaart te brengen, is hoe vaak je de printer daadwerkelijk gebruikt. Gaat het vooral om simpele zwart-wit afdrukken zoals verslagen of planningen? Of zijn het vooral kleurendocumenten zoals offertes met grafieken of visuele presentaties? Die verschillen maken nogal uit in je keuze. Laserprinters kunnen goed overweg met hoge volumes en werken doorgaans sneller en zuiniger bij grote aantallen. Een inkjetprinter is dan weer beter geschikt als je vooral scherp beeld en kleur nodig hebt en je minder vaak print.
Het is ook slim om te kijken naar de capaciteit van de papierlade. Als je printer elke dag tientallen pagina’s verwerkt, is het prettig als je niet voortdurend hoeft bij te vullen. Denk ook aan automatisch dubbelzijdig printen, wat niet alleen handig is, maar ook papier bespaart. En laat je niet alleen leiden door de aanschafprijs. De echte kosten zitten vaak in het gebruik. Inktcartridges en toners kunnen aardig oplopen, tenzij je kiest voor een printer met hervulbare tanks of voordelige navullingen. Dat klinkt misschien als een detail, maar op jaarbasis telt het flink door.
Professionele kwaliteit nodig?
Ga dan voor scherp beeld en kleur. Als je werkt in een branche waarin uitstraling telt, zoals architectuur, vormgeving of marketing, dan wil je zeker weten dat wat je print er perfect uitziet. In dat geval is een printer die ontworpen is voor hoge resolutie en accurate kleuren geen overbodige luxe. Sommige modellen gebruiken meerdere inktkleuren om zachte kleurovergangen mooier in beeld te brengen. Dat zie je direct terug in het resultaat.
Heb je maar af en toe een fotoprint nodig? Dan kun je ook prima uit de voeten met een goede all-in-one inkjet. Waar je wel even op moet letten, is de plek waar je de printer neerzet. In een vochtige ruimte droogt inkt sneller uit, en dat zorgt weer voor storingen. Denk ook aan je netwerk. Grote bestanden zoals beeldmateriaal kunnen traag binnenkomen als de wifi niet meewerkt. Een vaste netwerkkabel of een stabiele verbinding doet in zo’n geval wonderen.
Extra functies maken het verschil in een druk kantoor
Printen is al lang niet meer het enige wat je van een goede kantoormachine verwacht. Veel zakelijke modellen bieden ook de mogelijkheid om te kopiëren, scannen of zelfs direct documenten te mailen. Dat scheelt ruimte én geld, want je hoeft niet in meerdere apparaten te investeren. Kijk bij de specificaties ook of er een beveiligde printmogelijkheid op zit. Daarmee komt een afdruk pas uit de printer als jij er met een pincode naast staat. Wel zo fijn als je met vertrouwelijke gegevens werkt.
Mobiel printen is tegenwoordig ook bijna een must. Even snel iets vanuit je telefoon of tablet printen zonder je laptop op te starten, dat scheelt tijd. Sommige printers bieden apps waarmee dat vlekkeloos werkt. En als je regelmatig meerdere papieren tegelijk moet inscannen – denk aan contracten, facturen of dossiers – is een automatische documentinvoer een enorme uitkomst. Die trekt vanzelf het hele stapeltje in, zodat je niet handmatig elk vel hoeft te plaatsen.
Zorg voor goede service en onderhoud
Na de aanschaf begint het pas echt. Zeker als je printer dagelijks wordt gebruikt, is het belangrijk dat je kunt vertrouwen op goede service. Vraag daarom altijd na hoe het zit met onderhoud, garantie en hoe snel er wordt gereageerd bij een storing. Niets is zo frustrerend als een printopdracht die blijft hangen terwijl je net onder tijdsdruk werkt.
Bekijk ook hoe het zit met de vervanging van onderdelen. Sommige printers hebben onderdelen die regelmatig moeten worden vervangen, zoals drumunits of filters. Hoe duur zijn die? Zijn ze makkelijk te bestellen? En hoe snel heb je ze in huis? Dat zijn allemaal vragen die je vooraf even wilt checken. Het is ook slim om ervaringen van andere ondernemers te lezen of rond te vragen bij collega’s. Een merk dat goed presteert in de praktijk zegt vaak meer dan een opsomming op een productpagina.
Als alles soepel loopt, denk je er niet meer over na. Maar juist dat is wat je wil. Een printer die gewoon doet wat ‘ie moet doen, zonder gedoe of wachttijd.